各学院：

随着学校教务管理信息系统的不断完善，已能够实现从教务管理信息系统中导出毕业生成绩的电子档案。经档案馆与教务处多次协商，现就2020届及今后本科毕业生成绩电子档案归档工作通知如下：

1、毕业生成绩档案是学校永久保存的重要档案，事关每一位毕业生今后的学习、工作、生活等。各学院分管学生工作、档案工作的领导要高度重视此项工作，加强对毕业生档案工作的领导、组织和协调，确保如期、高质量完成毕业生成绩档案的归档工作。

2、从2020届毕业生开始，毕业生成绩纸质档案、毕业生成绩电子档案必须同时归档。

3、各学院在收集整理毕业生成绩纸质档案的同时，请学院教务办教务员从教务管理信息系统中批量下载毕业生成绩电子档案，具体操作步骤请见附件。

4、学院教务员下载毕业生成绩电子档后，即时移交给学院兼职档案员，由学院兼职档案员负责将毕业生成绩电子档上传到昆明理工大学综合档案管理信息系统中。

5、学院教务员、兼职档案员在下载、上传毕业生电子档过程中，如有问题，请及时与档案馆技术人员联系解决。

联系人：马老师

联系电话：0871-65113011

附件：毕业生成绩电子档归档操作指南

昆明理工大学档案馆

2020年７月１日

附件：毕业生成绩电子档案归档操作指南

一、教务员从教务系统下载毕业生成绩电子文件

图1.教务管理信息系统成绩统计界面

学院教务员登录教务管理系统，进入成绩统计模块，如图1所示。

1. 选择毕业生所在的年级；

2. 选择行政班对应的班级，并点击查询按钮；

3. 设置当前页面显示的学生数量，默认值20,一般选择100或者更大的数字，否则导出的学生数据不全。

4. 选中需要导出的学生成绩表，点击全选按钮；

5. 点击导出学生学籍表按钮，导出的学生成绩表以压缩包的形式移交给兼职档案员,压缩文件名以专业+班级进行命名。

提示：学生成绩档案归档都是以班级进行归档，因此每次只能导出一个班级的学生成绩表。

二、兼职档案员上传毕业生成绩电子文件

图2.学生成绩表批量上传操作

图3.批量上传文件夹内的电子文件

兼职档案人员登录归档管理系统，进入归档管理模块，如图2所示。

1. 选择归档年度；

2. 选择档案分类，学生成绩表对应的分类中都含有JX14.XX分类；

3. 选择学生成绩表对应的目录；

4. 上传电子文件前，先解压教务员移交的学生成绩表压缩包，然后再上传的该文件夹到相应的档案目录中，见图3。